※個人經驗,僅供參考
〈公司法務在做什麼〉
一、法律
◎法律問題解答
用專業的法律知識進行公司業務,並進而服務同事或客戶的工作。
這樣一句話,似乎太過籠統,其實簡單來說就是,除了公司有合作律師簽任為法律顧問,並且負責處理較為艱澀的工作外,其他不論公司內外法律問題,全都是法務包了。
當不同部門有法律問題時,首先第一個找的絕對就是你:
「欸,這份合約有沒有問題?」
「有個OO合作案,你覺得怎麼樣?」
「那個客戶這樣說,該怎麼回他?」
「要是這樣做,會有法律爭議嗎?」
「我家阿姨出車禍……」
舉凡上述文句,族繁不及備載,其實就跟你成為法律系的學生一樣,親友只要知道你是法律系的學生,不論出車禍、離婚、繼承……等等大大小小法律問題,首先來找的就是你。
身為一個法務,當對方來詢問你時,你所要提供就是專業的法律意見以及風險評估分析,法律多如牛毛,而你面對的問題千變萬化、包羅萬象,除了公司業務上會接觸的法律外,平時多充實其他相關法律知識,以備不時之需,省得哪天被詢問時,書到用時方恨少。
不過,要是提示了可能會預見的法律問題以及遭遇的風險,其他業務部門仍舊執意為之時,若是風險較輕微,可以在會簽的單子寫上意見,表示你有盡到法務所要負的責任,否則要是將來出事,對方推卻說法務沒講不清楚,那不是很冤枉嗎?
若是風險較嚴重,可能會讓公司遭受莫大的損害,但業務單位卻堅持己見,這時可能就要請示上級,裁示該如何處理,否則若是之後出問題,最終還是法務來擦屁股。
◎合約審閱撰擬
當業務部門要跟其他公司合作,不論是要對方公司出具的合約審閱或是由我方所撰擬的合約,當然是由法務單位負責。
1.合約審閱
若是對方公司的合約,首要之務,當然是排除可能發生的風險,避免公司未來做事時絆手絆腳,對此要注意的就是合約的內容,畢竟對方公司法務當然也是這樣想,因此合約要慎重審閱,並且就合約內容提示可能發生的爭議及風險,再請業務單位衡量,若是需要修改合約,則是請業務單位跟對方進行磋商。
2.合約撰擬
若是合約由我方撰擬,當然要將對方綁手綁腳,並且讓公司所能獲得的利益極大化,不過要注意雙方合約之權利比例不要太過失衡,否則若是將來發生訴訟爭議,可能會因為合約比例失衡,而導致敗訴之情形。
3.合約簽訂
不論是對方或是我方所出具的合約,當雙方看完,確認沒有問題後,下一個步驟就是簽約,在簽約時,要注意:
(1) 合約是否有誤:合約內容再次審閱。
(2) 雙方資料:立約人資料可以電子擅打、手寫,或是蓋發票章。
(3) 對方公司資格:查詢公司/商業登記,就立約人公司名稱、負責人、統一編號、登記地址等資料進行檢查。
(4) 檢查簽約日期:避免跟合約內容矛盾不合。
(5) 蓋上公司大小章:公司章及負責人章。
(6) 蓋上騎縫章:蓋在文件邊縫上,避免被抽換。
◎法律文件撰擬
1.政府/法院公文
不管是什麼類型的公司,多少都會遇到政府部門、司法單位來文詢問與公司業務相關的問題,再回答前,首先要做的就是和公司部門單位依序確認問題的答案,若是不確定函文來意,則是和對方連絡窗口詢問確認,再來就是依據來文的疑義答覆,若是老闆看完覺得沒問題,最後就是蓋章寄出。
2.存證信函
生意有來有往,然而,不免會遇到對方欠錢或是發生跟公司業務有衝突的事情,若是能坐下來好好言談,當然是最好的解決方式,若是對方賴皮拖欠、置之不理,可能就需要發存證信函催告對方,如果是簡單的事件,其實自行處理或是查詢後撰寫即可,然而,若是案件較為複雜,可能就要麻煩律師確認存證信函的內容,或是由律師撰寫了。
不過存證信函只是告知對方,實際上並沒有法律效果,頂多將來爭訟時或是計算時效時,可以作為證據之一。
另外,存證信函一式三份(自己公司一份、對方一份、郵局一份),寄出時要蓋公司大小章、騎縫章,以及填寫回執。
3.民刑事撰狀
若是走到爭訟階段,則需要撰寫民事或是刑事的狀紙,其實上網都可以查到範本,而且司法院也有書狀參考範例,不過各個公司若是有制式範本,當然就是依照各公司的規定,撰寫時注意訴求,若是內文有重點部分可以加粗或是畫底線,附件則可以用螢光筆作記號,一目瞭然。
4.其他文件
除了上述文件外,舉凡公司官網聲明啟事、DM促銷內容、法律小常識、期刊,等等諸如此類的東西,不管跟法律相關或不相關的文件可能都會由法務撰寫或是解惑,平時多儲備自己的能力以及詢問資深同事,以免需要用時方恨少。
◎外出出差
身為法務,不是只有坐在辦公室,有時還得出門走走,記得出門前,先查詢地點、計算時間以及訂票,否則要是因為自己的疏忽而遲到,到時可就追悔莫及了。
1.開庭
身為法務,開庭是在所難免的,過去前除了確認開庭時間地點,還要跟本案相關人員(EX客戶)提前約時間碰面(例如開庭前半小時),好了解案情狀況,除此之外,出門前也要跟對方連繫窗口詢問可能會問什麼,再跟相關業務同仁確認,同時決定是否要當庭遞狀。
2.開會
政府部門定期或是不定期會舉辦會議,若是跟公司相關則需要前往旁聽,等之後回來時,再傳遞訊息給公司其他單位;老闆或主管商業談判時可能需要法務在場,出門開會前記得做好萬全的準備(相關資料、文件),否則要是事前沒準備,臨場反應又不佳,回公司肯定會被電的。
3.資料查詢
地籍資料、財產清冊……等等其他文件的查詢或申請,有時就得出門去各單位機關查詢申請,記得過去前先詢問對方需要攜帶什麼文件或是印鑑,否則出了門卻沒辦好事,主管肯定不會給你好臉色。
4.上課
政府部門或是其他單位(EX:財團法人中華工商研究院)不定期會有開課資訊,一般視部門需求決定是否要去上課,若是要前往,則先跟對方單位報名、繳費,再看是否需要準備相關物品,最後就是依照規定時間地點前往。
◎資料申請維護
1.公司舊有資料
公司過往申請的專利、商標或是簽訂的合約,每年需要定期維護,看是否要繳錢延展或是續約。
2.新申請資料
若是業務單位需要申請專利、商標,可以委託外面事務所或是自行辦理申請,不過要先確認業務單位需求後,填寫相關申請文件,以及繳費。
◎其他法律事務
除了上述事情外,其他像是土地抵押設定、強制執行……等等法律相關事務,也是由法務負責處理。
二、行政庶務
除了上述法律事務外,一般像是影印、請款、寄信、蓋收發文章、文件會簽……等等辦公室的相關行政庶務也是法務的工作之一。
三、教育同仁
不論是契約、商標……等等之類跟公司有關的,自己親自上陣或是請外面的老師過來講課,身為公司的法務單位,除了解答不同部門的疑問外,通常每隔固定一段時間要舉辦課程,好增進公司同仁對於法律的了解,避免因為誤解而造成更多法律問題。
四、具備能力
◎法律能力
基本上會找法律系畢業的學生,不過若是你有豐富的法律實務經驗,且面試公司也願意的話,就算非本科系,當然還是有機會從事此業務。
◎語文能力
以科技業而言,大多都需要審閱英文合約,若是有語文證照可以大大提升錄取的機率,不過,除了有語言證照外,還要有能夠看懂英文合約以及提出專業法律意見的能力。