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[達人專欄] 淺談系學會(5) — 【活動檔本製作 - 成果報告書】

作者:小紅帽│2019-06-03 23:35:27│贊助:64│人氣:634
續前文 : 淺談系學會(4) — 【活動檔本製作 - 企劃書】
礙於篇幅問題,所以我把檔本製作分成企劃書與成果報告書兩部分來講解。

相較於企劃書,成果報告書給我們的資訊主要是集中在活動當下與結算後的反思。
內容包含活動當下的場景照片財務的實際支出檢討會議參加者的回饋意見與量表

撰寫成果報告書的難點在於,通常整理這些資料的時候都已經是活動結束後
大部分的人在活動結束後就會怠惰起來,所以要整理資料就相對麻煩。
比方說最重要的收據發票,最好是在活動前能整理的就先整理,
真的要等活動結束後才能結算的,再訂一個統一的時間點,逾期不受理。

下面會比較企劃書介紹的形式,分成幾個大項跟大家作介紹。
碎碎念結束,以下正文。

=============================成果報告書============================
一、活動剪影

活動當天的劇照。
應包含現場全景照、參加人員劇照、大合照......等。

從活動劇照可以看出許多文字無法呈現的細節,
比如說硬體設備的相對位置、桌椅的排列、工作人員待命區、餐食區、人員動線等等資訊。

活動在舉辦的當下,多少都會有一些小插曲,讓實際活動內容跟企劃書描述得有些許的不同。
而為了因應這些問題,都會做臨時的更動。
但是又因為是臨時性的,事後很容易忘記紀錄下來,這部分就能靠照片來找出一些端倪。

.......................................................................................................................................................
二、財務支出報表

活動結算後的實際收支出。

相較於企劃書的預算表,成果報告書中的財務報表更能精確得計算隔年該活動的預算分配。
我們可以從各項的實際支出觀察,該項預算是否有編列過多的問題,又或是有不夠的情形。

再講究一點可以做一個預算使用率的統計表,如果該項預算使用度不高,隔年就可以做刪減。
反之,如果該項預算有超額的情況,那就要看是不是要多編排預算,還是要縮小活動規模。
(P.S. 現今相關機構為什麼每年接近年底,都會有很多覺得多餘的措施,就是因為這個原因)

要特別注意的是,每樣支出都需要標有收據的流水號。
並在附錄處貼上該項支出的發票收據,且標上相對應的流水號。

各項支出需要分門別類,讓學弟妹們可以更精確的拿捏活動需要準備的規模
.......................................................................................................................................................
三、活動檢討會議紀錄

活動結束後的檢討會議之紀錄。
我覺得這裡是成果報告書的精華所在,從這裡可以得到非常多的資訊。
我個人紀錄的形式習慣以問答的方式呈現,
如果只記錄到檢討的內容,那麼學弟妹們也不會曉得我們是碰到怎樣的問題才做這樣的應對。
紀錄時注意用中立的第三人稱敘述法,讓討論的焦點集中在問題本身上。

問答的紀錄形式有助於理解問題,進而避免解決問題

而除了幹部間的檢討會議,也要將活動後收齊的回饋量表中所提出的問題做分析。
參加者的角度來了解,活動中的參加者是否有感受到什麼問題,又或是有什麼建議。
而這些意見也最為重要,畢竟我們舉辦活動,最重要的就是系上的同學們。
如果只靠籌備方的角度看待、並舉辦活動的話,系學會就很容易被當成是小團體。
回饋量表上的建議,都可能是以不同角度看活動而發現的問題,也算是籌備者的盲點
.......................................................................................................................................................
四、回饋量表

將表格式的回饋量表,轉換成圖表形式。

除上述提到的回饋量表的意見外,量表上圈選的各項滿意度也是非常重要的資訊。
像是活動的日期、地點、時間、進行狀況、氣氛......等,
雖然籠統,但是還是非常有參考價值。
畢竟舉辦活動一定沒辦法完全盡人意,但是我們還是得要以這些資料來當做改進的依據。
用圖表的形式呈現數據化的資料,能結果一目了然
.......................................................................................................................................................
五、心得分享

活動結束後,負責人給下一任的心得感想。

與其說是心得感想,不如說是心理建設吧。
因為接活動的負責人後,壓力勢必會水漲船高,總會有碰到負能量快爆表的時候。
所以在承接活動之前,先對應的心理建設是必要的。
雖然以活動籌備的角度來說,這類的資訊相對是沒有非常直接的幫助,
不過人也不是做事情的機器,也是需要適時的心靈雞湯,才能走下去。

留下幾句給學弟妹們的話吧,這將成為他們的動力來源
.......................................................................................................................................................
六、附件

活動簽到表、回饋量表、收據發票......等。

附件是留一些實體文件的地方,社評的老師也會滿注重這一個區塊的。
畢竟活動辦了,總是需要有憑有據的東西才佐證。 資料可以捏造,但是實體文件很難。
比方說活動當天的簽到表,當天活動結束後請收好不要丟掉。

回饋量表的部分,
我們是將留有"文字建議"的量表黏貼成冊,剩下的就堆一疊純保留。

收據發票的部分如前述,
是將各項支出的發票分門別類的黏貼在A4紙上,並且給予其相對應的流水號。

=======================================================================
系學會的檔本製作,文章就撰寫到此,感謝大家的收看QQ
基本上各系應該都會有可沿用的架構,每年只要做填空題就差不多了。
不過如果自己系上並沒有既有的格式可以沿用的話,那真的建議花一年的時間把它做起來。
不然每年格式都沒有統一的話,對後續接任的學弟妹們來說真的是一場浩劫。

最後再碎碎念一下,
企劃書撰完的時候,其實我有想過一點小問題。
雖然我們系學會記錄的形式是將企劃書定位為"紀錄籌備",而成果報告是"結算報告"。
但是企劃書正確來說,應該是要在活動決定舉辦前就先準備好,再讓大家審核這份企劃是否有其舉辦的必要性,內容值不值得投資才是。
不曉得大家怎麼想?
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留言共 14 篇留言

老農
好專業的表格

06-03 23:41

小紅帽
其實都是沿用既有的格式來著
如果有一年有把資料做齊並且傳下去,接任的只要填空題就好OuO06-03 23:44
Kiwi奇異鳥控
妹妹怕

06-03 23:42

小紅帽
https://truth.bahamut.com.tw/s01/201904/086e610b924d7be90dd7994ce2596a9e.PNG06-03 23:44
路人
看不懂啦QQ

06-03 23:43

小紅帽
我比較擅長用講的@@
要打成文章真的好難,感覺有點在繞圈圈06-03 23:45
迷因小白
專業推
看來是大系呢
資料超齊全[e6]

06-03 23:53

小紅帽
姆...與其說是大系,不如說是老系XD
到我已經是第20屆了,資料相對豐富OuO
但是遺失的也一堆,槓06-04 00:33
我的巴哈超爛
卡個
晚點看

06-03 23:58

小紅帽
豪,這個給有跑社團的都很受用XD06-04 00:33
雪花小熊 ♪
帽帽好專業 > <

06-04 00:01

小紅帽
開玩笑,會長84當假的((欸06-04 00:33
fallsnow小翔
我是哪裡?我在誰?

06-04 00:07

小紅帽
你是露肚肚怪06-04 00:34
靈魂錯亂
好認真!

06-04 00:08

小紅帽
因為是自己擅長的領域,就不由自主多話起來了XD06-04 00:34
時代勇士-綠茶
總結來說,無論承辦、參與什麼活動,最大的問題應該還是在【人】這一塊上。

像是參與度、喜好度、接受度等因素,就是人格特質當中的其中幾項不穩定因素。

你的Excel製表操作來說,我覺得做的還不錯,各項目以圓餅圖來列出滿意度。

06-04 01:05

小紅帽
是哦OuO
資料是死的,但是人是活的
但是也因為人的變數很多,所以才得把這死的基礎打好
畢竟人會忘記事情,但是資料不會06-04 12:52
小紅帽
這不完全是我的功勞,是幹部們一起整理的XD
我的工作在於把架構做出來,讓大家填表格06-04 12:53
鸚鵡
看完ㄌ
怕啦,長長一串的
感覺帽帽是可以託付事情的人
這些未來出社會後應該都能學以致用
活動這麼累還整理了長長一串的
帽帽辛苦了

06-04 01:06

小紅帽
但是要把系會的經驗拿到社會,會顯得太理想QQ

不過雖然說是理想,其實只是"正常"的程度而已
因為社會上滿多人是不會跟你說人話的,這些治理概念都會被當成空談QQ06-04 12:55
綸綸
是營運正常的系學會應有的樣子呢(

06-04 11:00

小紅帽
強調正常嗎QQ
要看當頭的怎麼看待這些我覺得
正所謂上梁不正下梁歪,如果頭沒有這些概念
那下面的幹部們也不會特別在意這些06-04 12:56
如果
對本身就是行政職務的我來說...真是相當有既視感的一篇文章XD
整理分析的事情可多作,因為很實用,當作累積經驗很好
針對最後的問題,其實我不太懂"紀錄籌備"這四個字的定義?
因為我個人會覺得是兩件事,
籌備是工作發生前的各項擬定事項
而記錄大都是指工作當下所發生事情的記載
而針對"計劃書",你的理解是對的
一般工作都是先擬定計畫出→核決後才會實施的,
實施後再有成果報告及檢討改善,一種PDCA的概念

06-14 18:53

小紅帽
因為就我們系會的檔本的紀錄方式來說
我們的企劃書真的是在"紀錄籌備的過程"
比方說我們開會開得如何、活動間有碰到什麼問題、廠商找哪家...等等
所以我整理完才發現,這好像跟企劃書的定義有點出入QQ06-14 18:56
小紅帽
因為我們的活動要舉辦前,其實並沒有經過非常正式的程序
像是提出企劃書(案) → 系大會審核 → 確認舉行,這樣的程序
就只是我們提出要辦,就下去執行了。 頂多會在期初系大會時報告預算而已06-14 18:58
小紅帽
不過就目前我們自己企劃書的形式,我也覺得比較符合我們學校的現狀
我們傳承上有很大的問題,因為三明治教學
每年新上任的都是新手,熟悉的前一屆會去實習,而大四回來的也因為隔了2年所以野忘得差不多了
我們只能從上任留下來的"企劃書"與我們去年身為參加者的經驗,來舉辦這些活動QQ06-14 19:01
如果
瞭解~
那感覺你們的作法也沒錯,畢竟沒有太多經驗
所以計畫書感覺就算是一種討論的結果這樣
與其稱為計畫書,可能叫規劃記錄比較妥貼?
不過在使用上OK就好,反正你們也只是學生,
不用那麼苛求及在乎定義了 XD

06-14 19:08

小紅帽
原本我對企劃書的印象就是籌備紀錄
不過是今年有接到校方的活動,需要準備企劃書來偏列預算
那時候才有覺得我對企劃書的定義,好像有點怪怪的QQQ06-14 19:28
如果
或許各種產業應用的型態不同吧?
因為我自己常接觸的計畫書都是專題研究、政府補助一類的
就會跟你們的籌備記錄不同
主要會分為計畫摘要、執行人力、編列預算、預期成果等等項目
有興趣的話去科技部網頁下載個制式格式看看就知道了w

06-14 19:41

小紅帽
好,我等我的腦細胞長回來(? 的時候會去逛逛的OwQ06-14 20:35
小紅帽
學校活動真的單純很多
不過也因為單純,所以合作起來也比較沒有爾而我詐之類的
怕的都是因為這類的學生活動沒有所謂的強制性,不能說不做就會怎樣之類的
所以都得要靠大家的自發OwQ06-14 20:37
我要留言提醒:您尚未登入,請先登入再留言

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