最近正是下學期期末，各社團需要拿出檔本評鑑的時候了。
也因為前陣子有幫忙學弟妹整理檔本，因為他們的社團長年以來都沒有既有的格式可以沿用。
每年下來都是格式不一、東缺西缺的，都沒有固定的紀錄形式，所以要社評的時候都很頭痛。
把檔本做好，除了能在社評拿到好成績、讓隔年的社團補助經費增加， 也能讓隔年接任的學弟妹能在遇到困難的時候，有文字紀錄的資料可以拿來當作參考。
這邊我就用那一年所學到的經驗來跟大家分享。
雖然比起一些大學校來說，並不是特別詳細，所以有疏漏的地方就請多包涵。
檔本的種類有很多，舉凡應該有的組織章程、器材清單、財務報表、美宣品以及活動的各大小企畫書&成果報告書。 而這邊就集中在活動的檔本上進行討論。
我會分成企劃書與成果報告書兩個大主題來介紹，以下正文。
=============================活動企劃書============================
一、活動資訊
活動最基本的資訊。
包含活動的名稱、宗旨、時間地點、主辦單位、負責人與活動的對象。
雖然宗旨每年看起來寫的都一樣，不過這項算是舉辦這個活動的初衷。 如果財政上遇到困難，得在多個活動中取捨的話，可以從這項判斷是不是該延後或取消。
負責人與活動對象也滿重要的，畢竟系學會舉辦活動所用的錢，也都是來自於系上同學。 所以舉辦活動的時候要搞清楚錢該用的方向。
如果是針對系上同學的同樂性質活動那還沒有話說。 如果是開放外系，但是又確定不會營利的活動的話，那就該仔細斟酌一下。
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二、各組別執掌
活動各組工作人員的職掌。
紀錄時我通常都以組別為單位做紀錄，不會特別將組別的所有人員寫上去。
記錄了各組名稱、負責人以及各自負責的範圍
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三、細節流程表
也就是我們常說的細流。
我覺得細流在一個活動的組織當中，可以稱得上是骨幹的功用。
當活動籌備到沒有方向的時候，可以從流程表中尋找自己所缺失的東西。 比方說活動看流程中，一開始所需要的音響是不是已經接洽好了? 頒獎時間所需要準備的獎品是不是已經準備好了......等等。 都可以從細流慢慢回推回去，找出自己該準備的方向。
而在活動細流表中，我習慣會紀錄上該流程預估的所需時間。
畢竟活動時間在當天，並不會完全照著我們的規畫走，多少會有點異動。
而如果我們有了預估的所需時間，就能用當下的時間去推算往後的流程還要多久，是不是現在這個流程得提早結束，又或是得要延長。
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四、預算表
活動各項支出的預算表，決定活動的規模大小。
預算通常會呈現一個大方向，並不會記錄到非常詳細。
雖然是大方向，但是也需要仔細的衡量與評估，因為預算並不是無上限的。
而預算數字的來源，取決於期初前，由系學會財務根據上一年的系費結餘與本年度需舉辦的各大小活動來排定，並於系大會時公布。
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五、圖表
包含場佈圖、甘特圖、行事曆......等，由圖表呈現的紀錄。
在各種文字的紀錄中，圖表能非常清楚表達他所記錄的資訊，也能讓看資料的人快速吸收。
＊場佈圖
大型活動中不可或缺的重要資訊。
能讓工作人員了解自己待命的位置，以及來賓的動線與現場設備的相對位置。
場佈圖能讓當天的工作人員能在短時間內進入狀況
＊甘特圖
記錄活動籌備中，各項準備進度的所需時間與日程。
甘特圖可以清楚看出各項準備工作中的相對關係。 比如說跑般宣傳時需要海報，那麼海報收件的截止時間就得要在跑般宣傳之前。 如果該行程有所耽誤，也能往後推算說後續會影響到哪項準備工作。
＊行事曆
記錄了活動的重大日程。
相對於甘特圖以記錄日程為主軸，行事曆是以日期為主體。
比較能提醒大家什麼時間點該交出什麼進度。
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六、預期效益
舉辦這項活動後，預期會達成的效果。
如果系上同樂的活動，那促進系上交流或是增進感情......等等，勢必是我們該要的目標。 但是除了增進同學們的感情，那還有沒有更多的益處，比方說是可以認識外系、又或是能增進專業知識，這都是在這項預期效益中，需要討論到的。
在設立了我們預期要達成的效益後，就要設計活動的回饋量表，來以量化的資料記錄來呈現活動是否有達到原本我們所預期的效果。
回饋量表，能將大家的意見以量化的資料來呈現
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七、籌備會議記錄
記錄了籌備會議中的大小決策與臨時動議等記錄。
而會議相關的技巧在
前一篇文有提及，所以這邊就不再贅述。
會議記錄我覺得對下一屆的接班人來說，是非常重要的資訊。
因為在其他圖表或是文字記錄中，雖然可以看到前一任籌備的流程順序，但是我們不會知道籌備中會發生什麼困難，有可能照著去年的方向著手進行籌備，就會碰到跟去年一樣的問題。
而會議記錄這塊，就能消彌這個疑慮。 如果我們能提前得知有可能發生的問題，實際遇到困難的時候就更能輕鬆應對。
在前任的會議中，我們可以看到因為遇到困難而更改政策的記錄
提前知道這項困難，就能更容易應對
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原本是想說把企劃書&成果報告書寫在同一篇，但是發現這樣篇幅會超大的。
所以成果報告書的部分我會在下一篇再做介紹QQ
創作內容
【Recipe】挑戰在家也能做 (2)
