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[達人專欄] 淺談系學會(3) — 【團隊合作】

作者:小紅帽│2019-03-28 19:40:49│贊助:4│人氣:112
這個系列好久沒更了,我希望我在畢業前還能把僅剩的一些記憶挖出來QQ
我也不曉得總共要寫幾篇,如果大家有比較多問題我才挖得出來OwQ
談完了系費跟我們的工作,我這次想分享一下要如何跟一大群人相處
這篇應該可以延用到生活中很多地方,比如說大家上大學之後超怕的分組報告XD
以下正文開始

一.   開會的流程

議程
雖然有點唐突,但是我先從開會這種流程比較死的東西開始吧
我自己在開會前,一定會整理議程給需要出席的人員
根據自己的經驗,議程一般都要有包含以下資訊
1. 開會的時間地點     以供開會人員可以提前知道時間要排開
2. 需出席人員           有時候開會不需要所有人員出席,但是需出席的就應出席;沒來要有代表
3. 需要討論的議題     讓開會人員可以提前準備資料,不要到現場還不知道要討論什麼
4. 臨時動議                留白,這塊是留給開會中途臨時提出的東西,這個後面講
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基本流程
開會的流程基本上就是依照你訂的議程走,從開場簡介今天開會內容;到開始正式進入討論
討論期間要注意一點的就是請保障所有人的發言都有同樣的份量。
我們在開會的時候,常常因為參入了對特定人的刻板印象,覺得對方就是沒什麼內容,所以就會忽略他的發言,這點要極力避免,因為每個人的意見都是應該給予尊重的。
(我也有遇過提出比較玩笑性質的意見,但是我還是會很認真的把他寫在白板上)

有時候會有人在流程中突然提出跟剛下討論內容不同,但是是很值得探討的問題的話,這時候臨時動議留白的地方就有用了;把那個議題記錄起來待會再一起討論。
開會常常會有這種事情發生,雖然只是一時的點子,但是卻可能是關鍵;但是又因為流程沒掌控好往往只流於討論、沒有結果,這點是很可惜的。
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討論&表決
當會議討論到一定程度的時候,一定會進到表決這個階段;我自己在進行表決前,會把需要表決的議題再稍微解釋一遍,因為我想確保投票的人都知道自己的選擇是什麼。
如果解釋完表決選項後,大家還是一直再討論的話;我就會放個1分鐘左右給大家自由討論,讓大家的意見可以在充分的理解下摩擦。
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會議記錄
開會完當然需要會議紀錄了;會議記錄能讓未參加的人員快速了解今日的討論事項
而且日後學弟妹碰到同樣問題的時候,也可以依照前人的經驗做處理

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二.  定期整理報告

在團體討論的時候,不一定都要依靠開會才能讓計畫有進度;有時候會有私下的討論或是群組上的對話。
但是這類型的討論並沒有一定的紀錄格式,很容易討論完只有當事人知道,到要執行的時候又問東問西;所以我自己會定期紀錄計畫目前為止的近況整理,整理的同時也是讓自己了解活動的籌劃過程是不是有所疏漏的地方。

定期的整理事項有助於釐清目前的進度,如果是經營長期的社團那更需要


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三.  團員間的衝突

在團體生活中難免都會有衝突;就算平常相處得再好的同學,在壓力下就很容易有爭執;尤其是如果只是在線上群組討論那更容易發生。

首先先說自己跟組員們的爭執(領頭vs幹部)
我自己有一次的經驗是辦活動的時候,我分配財務組準備獎品;但是我自己又想增加獎項,所以跑去跟財務吵說反正才多50元,是在省什麼這樣。
最後想想我應該尊重財務的決定,畢竟是我賦予它們這個責任的;而且我相信以財務組對於活動整體的金流方向,會比我一個人看得還要仔細;最後我自己就跑去跟財務道歉了。

再來是組員間的爭執
這個比較常見,而且就我遇到的問題都是因為溝通不良所造成的
比方說今天辦活動要借場地,A想去穿堂、因為省錢;B想借教室、因為室內電源容易接
A與B兩個人沒有所謂的誰對誰錯,因為兩個人的目的都是一致的,都是為了活動好
但是又因為兩人各持己見,所以需要第三者客觀的介入;再讓雙方決定是否要交由大家表決
(我不會直接讓大家表決,因為我需要尊重有權決定場地的A與B)

雖然說了這麼多,這邊給個解決衝突的小結論 : 只要當面討論,各退一步去理解並且尊重對方,往往都能解決。

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其實還有滿多東西想寫的,但是又很難用文字去形容QQ
不曉得這個系列我會更新到第幾集,我想如果有更多人問問題那我應該會比較有方向


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留言共 1 篇留言

Kurt Lowe
嗯...

03-29 00:17

小紅帽
沒關係 是難得的認真文OwQ
希望畢業前能把這些記錄下來而已QQ03-29 00:20
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