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【教學】寫作神器,Google文件

作者:Hikari Yun│2017-09-11 05:34:44│贊助:202│人氣:6054

前言

  呀哈囉,我是新筆名上線的芸光。

  其實寫這篇文不是要比較工具的強弱。我認識的創作者大概90%都使用微軟Word在創作,Word在眾多文件編輯工具裡功能豐富,另外很多單位的收稿格式也是使用Word所存出的doc格式的文件,是相當常見的文書軟體。

  基本上一想到寫作、文件編輯,第一個就會想到使用微軟的Word。

  Word確實是一款少有缺點可挑剔的編輯工具。然而身為一位Word的資深使用者的我,碰到Google文件,卻毫不猶豫的選擇了這個工具。原因是:它有些決定性的功能能辦到Word所辦不到的事。以下會一一說明。

  在這之前,要注意的是Google文件不是我們電腦裡的檔案,它是放在Goolge帳號裡的雲端硬碟的檔案。因此使用者必須先註冊一組Goolge帳號。


本文大綱

  • 什麼使用者不適合Google文件
  • Google文件的優點
  • 如何創建Google文件
  • 工具列功能簡述
  • 其他寫作實用功能
  • 共同使用者設定
  • 歷史編輯紀錄
  • 與Google Keep連結
  • 語音輸入
  • 跨平台編輯
  • 轉存下載


什麼使用者不適合Google文件

  1.無法隨時隨地使用網路的朋友
  2.覺得目前習慣的文書軟體功能夠了,不想學習新功能的朋友
  3.人在中國大陸的朋友(我是不知道有沒有百度文件可以取代哈哈哈)


Google文件的優點

  1.文件存放在Google的伺服器上,檔案因故毀損的機率比私人電腦硬碟低
  2.可以線上共同編輯
  3.可以查詢編輯的歷史紀錄
  4.可快速與Google Keep連結
  5.可以語音輸入
  6.擁有手機與平板電腦的APP,可用電腦、手機、平板共同編輯同份文件
  7.可以轉存Doc檔案格式下載

  紅字部分我真的認為是Word無可取代最最最吸引我的功能,詳情後述。


如何創建Google文件

  1.首先登入您的Google帳號
  2.然後進入雲端硬碟並開始使用
  3.在空處按下右鍵創建一份文件,並打開
  
  


工具列功能簡述

  Google文件的介面非常簡潔,卻可以做到大部分的事,這一排工具列就幾乎可以做到全部的文字編輯功能:

  然而這篇文章的設計也不是全新手向,相信習慣Word的朋友們都是一看介面就懂的聰明寶寶!

  於是這邊會挑選幾個比較實用的功能介紹:

  格式複製工具:
  將由標移動到要複製格式的區域,按一下這個按紐,再用滑鼠去刷目標區域。

  標題設定工具:
  使用前首先到功能列按下『工具』>『文件大綱』
  然後在把選取的文字指派一種標題樣式,文件大綱內就會出現選取的段落。
  此時只要在文件大綱點擊那個段落,文件就可以快速轉跳到那個區域。
  這對內容長的文件快速轉跳很有幫助。
  而且我在寫專題文也是習慣先製作大綱再編輯內容。
  況且在寫長篇小說時,我也會把標題樣式設定在章節名稱上,Hen方便。

  註解功能:
  這功能就像是一個便利貼,而且在多人共同編輯的時候超級方便。
  使用方式就是選取需要註記的區域,按下這個按紐,就可以開始編輯註解了。
  甚至這份文件的所有編輯者都可以在裡面討論呢!
  範例:


其他寫作實用功能

  看字數統計:
  『工具』>『字數統計』

  插入分隔線:
  『插入』>『分隔線』
  這裡的分隔線可以複製到巴哈姆特

  關閉列印分頁顯示:
  『檢視』>『列印版面配置』取消勾選
  這模式可以讓文章不被列印模式紙張一頁頁的分隔給隔開

  尋找與取代功能:
  『編輯』>『尋找與取代』
  用來找文字、臨時改角色名稱很好用。
  雖然這功能Word也有,但實在是太重要了所以講一下


共同使用者設定

  這是Google文件最方便的功能,之所以有它,才無比強大!

  共同編輯功能真的超厲害,我自己用這功能幹過以下的事情:
  1.同時讓許多朋友們對我的稿子留下修改意見,並且抓錯字
  2.跟朋友一起寫接龍小說
  3.與朋友共同管理重要資料

  使用方式是先按下文件右上角的共用按紐
  
  (甭擔心俺的mail沒打碼,反正又不是秘密)
  在方框內輸入朋友們的Google帳號,並且把連結傳給朋友,大家就可以一起編輯這份文件。

  然後右上角的共用連結設定,可以開啟文件的檢視權限。 
  按下後,只要知道這組連結的朋友都可以檢視這份文件。

  除此之外,還可以開放更大的權限給知道連結的朋友:
  可以檢視:只可以看這份文件
  可以評論:可以對這份文件新增註解
  可以編輯:可以對這份文件隨心所欲修改

  要注意的是,文件的隱私、安全性非常重要,如果是重要文件,還是建議使用輸入朋友Mail的方式來分享文件的權限。


歷史編輯紀錄

  哪個時間?改了哪裡?新增哪裡?誰改的?

  以上四個重要資訊都會被這強大的功能給記錄下來。

  把文件交給別人編輯,也許也會遇到有人搗蛋,例如亂刪、亂改。這個功能可以知道到底是誰在惡作劇。

  除此之外,它還可以記錄你稿子的歷史編輯狀況,進而得知小說的成長過程

  要瀏覽歷史編輯紀錄,就按下文件上頭被紅框框住的區域。

  他會顯示這份文件所留存的各種版本,並且顯示該編輯者。

  這功能也會顯示當前選取版本與上一版本的內容差異。
  範例:


與Google Keep連結

  Keep是Google專門的記事本的功能、也有備忘錄的效果,通常我都會在裏頭塞一些實用的資料方便寫作時快速找尋。

  裡面的資料在所有Google文件是共通的。

  像我這種三流寫作者,在寫作時也只能依賴這些自己額外整理的資料了。
  

  它的使用方式是:
  『工具』>『Keep記事本』


語音輸入

  這個功能很潮,有麥克風又懶的打字的可以玩看看。

  『工具』>『語音輸入』

  
  按下去然後唱歌,會發現新天地。

  以下是我用語音『唱』的梁靜茹的《分手快樂》,無修正。
  『五股區中興路你是我多麼多小朋友我的媽媽恐龍好的一個問題解決什麼事業感到美國他總為別人才找你喝咖啡我太笨的你就』

  以下是我用『唸』的,無修正。
  『我無法幫你預言委曲求全有沒有用可是我多麼不捨朋友愛的那麼苦痛愛可以不問對錯至少要喜悅感動如果他總為別人撐傘你何苦非為他等在雨中 』

  呃,看來用語音輸入千萬不要太嗨會比較好。


跨平台編輯

  不管是蘋果或安卓,不管是手機或平板,只要有綁定相同的Google帳號,就可以編輯你放在雲端的文件。

  在那之前,要到AppStore、GooglePaly搜尋兩個軟體:

  『Google文件』、『Google雲端硬碟』

  總之裝好之後,在大便的時候也可以寫小說。


轉存下載

  也許有人會說:「出版社都說投稿要收doc格式的檔案,所以也只能用word了呀──」

  但甭擔心,這其實也有轉存doc下載的功能哦!

  『檔案』>『下載格式』>隨便選自己喜歡的格式

  但是關於這功能,其實我自己也無法保證格式會不會出現小偏差,所以還是麻煩大家自己檢查一下,如果東西出包怪在我頭上我也會很悲傷的啊!


後記

  那麼,關於Google文件的分享就到這邊了~

  如果喜歡這篇文章的話,非常歡迎收藏文章~

  倘若按下收藏依然還是有很喜歡這篇文章的情緒的話,其實這邊還有些小小的要求……

  是說……我的才能不只有撰寫介紹工具的文章哦,我寫的小說也超好看(超敢講),所以如果對我的創作有興趣,也請訂閱一下我的小屋唷。

  然後,如果還是覺得很喜歡的話,其實又還有一個小小的要求……

  我是一位還在努力的網路創作者,最近開了粉絲團,因為粉絲團太冷清了,也需要大家按讚鼎力支持。

  如果按讚之後,如果還有喜歡這篇文章的感受,其實我也有開噗浪希望大家可以戳友/戳粉……

  是說要求太多會不會被吐槽啊XDD




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留言共 29 篇留言

解憂
最近都在這種時候發文 肝還好嗎qq
我現在也用谷哥文件蠻習慣的

09-11 05:48

Hikari Yun
解憂是關心我的肝的小天使。
如果某天因為肝不好,被別人警告「小心肝」。
卻誤聽成「你是我的小心肝寶貝」的那種小心肝,感覺也是一種浪漫啊!
http://i.imgur.com/9eHi1DR.gif09-11 18:52
玹竹以墨
發現google文件使用愛好者!雲端化跟keep真心好用!我現在設定跟突然的靈感都打在keep裡!

09-11 06:50

Hikari Yun
(握手
好哥兒們,咱出自相同流派啊!
http://i.imgur.com/DZid6As.gif09-11 18:53
非法行為
現在才知道有粉絲團 當然得捧場

09-11 07:52

Hikari Yun
嗚啊啊,謝謝非法行為!太感謝了!!!
http://i.imgur.com/84zl9OE.gif09-11 18:54
+9神聖騎士卡
太有心了~我也用這個喔!

09-11 08:54

Hikari Yun
咱們都是使用Google文件的夥伴!yes!
http://i.imgur.com/wRrEcQT.gif
09-11 18:55
餡井
共同編輯的功能可以拿來惡作劇,看到有人上線編輯的時候,按全選、刪除,然後再復原,或是突然放圖片和輸入「凸」字,每次玩每次笑XDD

09-11 09:13

Hikari Yun
感覺餡井跟一同編輯文件的朋友感情非常好呢~
真羨慕可以彼此豪放的開玩笑XD

但如果是要一起認真做件事,千萬別惡作劇過頭哦!
http://i.imgur.com/nDL4DLC.gif09-11 18:57
❀Hana是學姊❀
實用文,感謝分享

09-11 09:29

Hikari Yun
能幫上忙就太好了
http://i.imgur.com/XTwPbDE.gif09-11 18:58
無胥
看到用唱的就發現果然還是熟悉的芸光

09-11 10:00

Hikari Yun
欸欸欸──我的形象到底是什麼形狀啊啊啊!!!
http://i.imgur.com/7VTqln0.gif09-11 18:59
Tsu Li Gue
唱歌那個xDDDDDD超好笑

09-11 10:48

Hikari Yun
輸入結果一整個超噴飯的
http://i.imgur.com/u6zDujR.gif09-11 19:01
麥子
最近才開始用這個
這篇文真的超實用的!!!
謝謝整理~辛苦啦!!

09-11 11:02

Hikari Yun
希望能幫上麥子!
http://i.imgur.com/4F7IDmQ.gif09-11 19:02
橘みかん
這麼好笑一定要收藏!(重點誤

09-11 11:11

Hikari Yun
我已經踏上諧星這條不歸路了
http://i.imgur.com/AM7fszI.gif09-11 19:03
白白無恥的伸手牌寫手
沒有網路吃到飽的表示...........

09-11 11:12

Hikari Yun
一般使用電腦狀況會比較多啦……
http://i.imgur.com/9Dplu6b.gif09-11 19:04
萱弟
太好了終於有這類的文章我找了超久

09-11 11:27

Hikari Yun
希望有幫上忙!
https://lh4.googleusercontent.com/-KoZZmaL17-E/VYU_5yeufLI/AAAAAAAAHFc/g6XYcTQOgxw/s100-no/%25E6%259E%259C%25E9%259D%2592%25E7%25BA%258C261.gif09-11 19:04
Onikis
這個嘛,我還是覺得Word Starter 2010比較習慣一點。
Google文件不是不好,但畢竟是在網路空間上進行作業,所以免不了和當下網路的狀況脫不了關係,因此像我家這種只要一下雨就會出狀況的渣網路,還是很難演變成常用工具。

09-11 13:11

Hikari Yun
網路不好超崩潰!
雖然它有離線模式確保安全,但為了以防萬一,出現網路不好的狀況還是快點備份才是好習慣。
不過我建議就算祀夜也使用網路備份Word的稿子。
我之前有朋友因為WNCRY好幾個月的進度死掉,真的超想哭的!
http://i.imgur.com/0d1UzeO.gif09-11 19:08
錯字女王月亮熊
我已經用GOOGLE雲端好幾年了,手機寫小說也變得很方便!
但KEEP功能真的很實用,今天第一次注意到,太感謝啦!

09-11 13:18

Hikari Yun
都是使用GOOGLE文件,看來跟熊老大英雄所見略同呢!(開個自肥玩笑)
如果能幫助到熊老大,我也會賺很多功德哦!
http://i.imgur.com/xj1nHGW.gif09-11 19:11
刻字狂
Google文件真的很好用,必須推
最近微軟的 Office Online 也改成免費使用,跟電腦版介面一樣
兩家互相競爭,造福消費者XD
我沒有特別試過,如果Google和微軟的線上文件互傳格式不會跑掉就太好了,兩倍備份就有兩倍安全!

09-11 15:38

Hikari Yun
感謝介紹!其實我也苦於電腦並沒有安裝微軟的Office呢!
雖然功能重疊,可是必要時還是有檢查用途!
謝謝刻字狂!幫上大忙了!
http://i.imgur.com/0WfMuYy.gif09-11 19:13
深海頭足綱騎士因心
用心推,我也是Google文件的愛好者,可以隨時隨地用不同的終端去編輯真的很方便。

09-11 15:43

Hikari Yun
對對對!這也是一個非常吸引人的點。
能服務到這麼全面的也只有Google了!
https://lh6.googleusercontent.com/-xbFYG_GmqZE/VY0yD-kUR4I/AAAAAAAAHiw/q_8_A7NCARc/s100-no/%25E6%259E%259C%25E9%259D%2592%25E7%25BA%258C279.gif09-11 19:14
水墨靜
1.無法隨時隨地使用網路的朋友(只憑這一點加上必須登入就把我秒殺了,我的谷歌雲端好像放太多安裝壓縮檔,使得容量看上去不那麼樂觀)

十多年前我也是用word,直到十多年內不同時期,先後發生兩次由於單一文件無法開啟而網搜補救方法,最後演變成連其他沒壞掉的文檔、資料夾乃至整個磁碟完全損毀、磁碟數據變成亂碼的事件之後,才開始改用TXT文件檔,並且學會用鍵盤打出全部標點符號和尋找取代、尋找下一個之類功能的方法,發覺這不僅容量小,功能也已足夠。

目前還不知道word文檔某天突然無法開啟的確切原因,只能推測可能是文件太大原始碼區語法過多(先後損毀的兩部小說都是所有集數寫在一個檔案裡)導致損毀。

當年的第二次損毀發生在我特意預留全部小說新章,準備一次全面洗版更文的時候,正因為全無備分又篇幅過多、有些即興創意無法二次重現,到現在還有一半作品處於一蹶不振的狀態。

09-11 18:25

Hikari Yun
以前有一陣子我也會用TXT創作,因為那是最簡便的文字編輯器。
但至今依賴太多功能卻有點回不去了。
如果可以,我是建議水墨靜去爭取擁有穩定網路的環境(不用特別辦手機方案,家裡網路穩就行了)
這樣一來,資料安全會提升非常多倍,也不會發生那麼毀滅性的災難。

總之拍拍,發生過這麼嚴重的災難真是辛苦你了!
http://i.imgur.com/nBs4wXK.gif09-11 19:20
Onikis
我大概每一到兩個月會用微軟的網路空間備份資料,畢竟以前很久以前碰過一次硬碟損毀,損失了相當多的作品。
當初不轉戰Google文件最主要理由,還是家中的渣網路跟不想把手機拿來用在電話以外的事情,因此當時Google文件剛開始的時候雖然試用時個人給了蠻高的評價,但最後還是乖乖下載Starter來用了。
是說Keep的功能,我是用新注音輸入法的使用者造詞來取代啦。

附帶一提,微軟的線上Word功能也很豐富,可是延遲比Google文件嚴重好幾倍。XD

09-11 19:38

Hikari Yun
看來祀夜也嘗試過非常多工具呢XD
微軟線上辦公室有空我也想玩看看,其實我挺討厭在電腦裝一堆軟體的~
如果全部都放在瀏覽器上就再好不過了(前提是網路要穩!09-13 00:17
白髮控-戮劍心
用很久了 另外可以下載之後打字 有網路時會自動回傳

09-12 00:12

Hikari Yun
劍心也是愛用者!
https://lh3.googleusercontent.com/-cDHWySbarpw/VSznXfqOpZI/AAAAAAAACDs/x4jZf_eJMok/s100-no/%E6%9E%9C%E9%9D%92%E7%BA%8C11.gif09-13 00:18
山梗菜
雖然很想用語音輸入,但更正錯字的時間已經可以讓我打兩倍的文字量了[e3]

09-12 23:26

Hikari Yun
語音輸入可能可以在不方便的時候使用,例如一邊剪腳指甲一邊心不在焉的寫小說XDD
算是挺好玩的功能。
https://lh5.googleusercontent.com/-k61PcfI6QsQ/VSznQ8uTnJI/AAAAAAAACDs/6Gpujcyreh8/s100-no/%E6%9E%9C%E9%9D%92%E7%BA%8C13.gif09-13 00:19
夢墨輓歌
唱歌那邊其實在唱忠孝東路走久遍吧XDDD啊哈哈w

看那個介面讓我回憶起當年合寫小說的猛爆了w
有機會我們在約在戰和寫吧!(危險邀約

09-13 07:46

Hikari Yun
一起寫小說真的超好玩的XDD
討論大方向彼此傳接球需要高度默契的說!09-21 13:14
希布拉
我後來也開始用了Google文件來做編輯修正了呢~

話說。。。。。。真的只有我注意到黑色蕾絲內衣嘛XDDDDDDDDDDD

09-13 18:22

Hikari Yun
謝謝希布拉注意到我精心安排的吐嘈區域XDD
希望這篇文章能幫助到!
http://i.imgur.com/CExsF1z.gif09-22 01:56
白夜星貓✡遥月
不過有個缺點,就是編輯表格很麻煩喵!
以前弄報告時都是在Word打好表格複製喵~

09-13 18:29

Hikari Yun
嗯嗯,我自己倒是比較少使用表格XD
印象中WORD可編輯的表格屬性超多的說。
http://i.imgur.com/JExT9UW.gif09-22 01:58
紫幽幽
其實Goole文件也會存一個副檔名為gdoc的檔案
然後斷線的時候會暫存在裝置上,有網路的時候還是可以上傳上去

Word也有手機版,編輯完可以同步到OneDrive或是其他網路空間
以我的話是有什麼軟體就用什麼(畢竟有時無法同步或是同步錯誤挺惱人的)

我在用的有iOS內建備忘錄.Google Keep.Google文件.Word.OneNote.Evernote
想到什麼新idea就先記錄


不過用這麼多的軟體我不推薦就是(笑)

09-13 18:33

Hikari Yun
紫幽幽是真正專業的!

我自己知道是有離線編輯功能,但不知道穩定度在哪。
不過應該是挺穩的(?
一般來講我的網路也不太會出問題XDD09-22 01:59
蜉蝣
請問請問,有辦法設定讓它每一行前面空兩格嗎?

09-13 20:18

Hikari Yun
【檢視】>【顯示尺規】09-15 01:49
Hikari Yun
打開尺規後選擇要縮排的段落,拉尺規那個藍色個箭頭~09-15 01:50
Hikari Yun
但是複製文章不會把首行縮排的內容複製起來,所以也是沒辦法把這個效果貼到其他地方的。09-15 01:51
搭啦
電腦版不錯用,但App版感覺功能少很多

09-17 11:18

Hikari Yun
相較一些軟體,
往好處看多平台也能帶來不少方便~09-21 13:12
莫莉安
我都是用記事本 然後再用電腦上傳雲端 其實也是很方便

09-23 05:27

皮M☆柚yo
我也是用google文件打小說的同好,在坐捷運時無聊就可以來寫小說!好用!不過有時候網路不太穩定手機打好了,開電腦版發現沒儲存到[e15]一整個哭[e3]

09-30 18:39

Hikari Yun
可能回到家開啟手機讓WIFI同步一下會比較穩定吧XDD10-01 16:45
貐楌勭猇
能問一下嗎?~最近遇到了一個奇怪的問題~用google文件打小說的時候,想要改字非常的不方面!我不太會形容那東西反正<就是一條黑色會一直閃的垂直線>想要換位置時候沒有顯示移動,但實際上卻有,個人是用新注音在打,不是瀏覽懶問題(因為用Chrome的也一樣)。
有人有遇過這種問題嗎?
那條垂直閃爍的黑色基準線,在字還沒確認前,看不到移動。

10-07 18:05

Hikari Yun
這問題我倒是沒遇過。

你可以試試看按著SHIFT+方向鍵,用連續選取的方式,看能不能找到游標的位置。
雖然這樣也是很不方便啦……

另外,也可以試試看到這個網址設定位置:
chrome://extensions/?id=mcbpblocgmgfnpjjppndjkmgjaogfceg
移除你的GOOGLE文件、重新安裝看看。

我也不太能保證會奏效說。10-07 18:15
我要留言提醒:您尚未登入,請先登入再留言

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