我的數位工作

自從出來海外工作，由於自主權變大，所以就會去看有哪些工具可以用在工作上。也去學習一些工作的觀念。

後面介紹的軟體，很多都是要付費的，而且有些還不便宜，生產力工具通常都不會太便宜。有次同事就說我是錢太多，這樣亂花錢。

我的想法是花費的金錢跟節省的時間哪一個重要，儲存的資料跟花費金額是哪一個比較重要。

付費的主因絕不是因為道德感作祟，而是認為生產力工具必須要讓人有100%的信任感，資料不會莫名消失，不會突然系統更新了，但是你慣用的工具卻不能使用，有這樣的信任感這樣才值得投入，因此我不會節省金錢，去使用盜版軟體，這等於是拿自己的資料做賭注，有名公司正版軟體基本上我不用擔心後續的更新跟使用。雖然不是絕對，但至少做了我可以做的。

待辦事項觀念的導入算是最大的變更，也是體會改變工作觀念的效果。

過去是做基層，基本上沒有什麼待辦事項可言，因為自己不能安排工作順序，所以不會有作用。到海外做單，事情就是用傳統的筆記本，這樣其實效率很差。

之後帶一個單位，有許多部屬，一次同時進行的案件很多，筆記本的缺點就顯露出來，一次做四五個案就很容易亂掉。

因為筆記的分類基礎，常常是依照時間的先後順序，但是待辦事項則是依照每一個案，每個案子的任務先後順序在排出來，所以你永遠可以看到每一個案子做的前後歷史。

記錄不好，跟思路不好是同樣意思。常常要從頭開始思考。

之後開始使用待辦事項，事情就不會做到漏掉，而且可以隨時追蹤做過的思路可以加快思考的速度。

軟體最喜歡還是Omnifocus，他有Mac，ipad，iphone版本，而且可以雲端同步。可以利用iphone收集，Mac打開就隨時最新狀態。

並且界面一目了然，可以很快進入狀況。只是沒有Windows跟Android版本。

工作一定會有很多E-mail往來，或是處理一件事過程會收到很多資料，之前存在資料夾或是存在outlook裡面，會很難搜尋過去的經驗資料。存在筆記軟體就可以避免這種狀況。

筆記軟體常見的Evernote跟Onenote，Evernote是免費的，Onenote要發揮全部功能則需付費。

兩者差別說明一下：

Evernote付費跟免費是主要差在每月傳輸量，免費每月傳輸為60MB，付費為1G，另外一些單一筆記大小，行動裝置可以離線下載，這些基本上都不是太大問題。

Onenote，則是沒有限制傳輸量，但是空間取決于Onedrive空間大小，但是免費的無法夾帶Office附件檔案，而且要mail傳到Onenote必須要Office 2013。

這一則是在說工作，工作我是選擇使用Onenote，但是Onenote不是要付費嗎?? 的確但是最佳解仍是Onenote付費方式，Evernote有個致命的缺點，就是mail裡面的表格，存到Evernote再打開，表格常常會亂掉，如果遇到那是很重要的資料，工作中這是不能發生的，這是之前說的信任感。Onenote則跟Office有相當高的相容性，跟Outlook匯入匯出的協同作業很順利，都能維持原本格式，光是為了這一點就值得用Office 2013，筆記資料好分享，與其請人去申裝Onenote，不如直接匯出筆記mail給他。

筆記軟體跟GTD軟體之間是可以串聯的，筆記軟體可以超連結出來，這樣做事情的時候，可以馬上獲取所需要的資訊。要處理一件事情，會需要看這件事的起因，訂單號碼，用料，物性檢驗等等，有了這些資訊才可以判斷下一步決策，筆記軟體就是幫我把這些東西擺在同一個地方，當我要處理事情的時候，這些資訊都在手邊，可以很快進入狀況並且很快處理。

雲端最基本的運用就是資料存在伺服器，可以不同之間的裝置同步下載，幾乎各家都有出這方面服務，大陸的百度雲甚至提出免費2T的空間。這時候如何選擇，這時候還是回歸之前說的信任感的問題。

大陸那邊不管是360或是百度雲，都有很大的免費空間，但是我都有過放上去的資料同步錯誤失敗的狀況產生過，今天如果是個影片無法下載那是小事，但是工作資料可絕不能如此，可靠性要很高。

因此我是選擇OnenDrive，之前是用Dropbox也是很好，同步很穩定，現在Onedrive上的文件可以雲端Office編輯，甚至利用雲端的Office來做一些轉黨的工作，增加許多實用的應用，加上Office365的雲端空間增加到1T，整個實用度大增，配合之前的Onenote整合性很高，相當適合工作使用。

很多人會對雲端的安全性有質疑，首先我不是什麼政府高官或是企業重要高層，也不會有人要特別駭進我的電腦，而且到現在還沒看過哪一間雲端公司的隱私有出現大問題，但是自己跟周遭的電腦設備倒是看過不少損壞而資料不見的。我想這種事還是要給專業的來，而且很多電腦的資安問題，是自己使用習慣問題，所有網站全部都同一個登入密碼，一個遭駭，等於所有的密碼都流出了，這不是雲端網站的問題，是個人使用的問題，針對這一點推薦使用1Password，似乎有點離題了。

很多人會想說，文字輸入不就是用Word做就好了嗎??

建議試試看專業文字輸入軟體Writer Pro。

這種軟體的好很難說明。

他的限制很多，不能排版，只能簡單的點出標題，字型顏色版面大小都不能動，功能跟Word與Page根本不能比，只有比較少，沒有比較多。你唯一可以做的就是輸入文字創作。

每一行要有多少個字，間距是多少，怎麼樣的字型底色輸入是最舒服的，

他都幫你設定好了，所以你可以很專心的創作文字內容

真的用過會發現，用這種軟體不知不覺會打了很多內容出來。

這一個軟體就要說到他的Iphone版本，

一般手機輸入有一個問題就是，它沒有游標，所以你很難回去修飾某一段文字，要常常去點，點又很難點的精準，很麻煩，但是這個軟體它有游標的左右鍵，一些常用的標點符號也都在鍵盤上面，輸入時會發現，你要輸入的區域，永遠都在螢幕的中間，不用分心去上下調整，一切都為了讓你能專心輸入。

並且支援Icloud同步，這樣隨時都能輸入創作，在車上打一打，電腦打開也能隨時繼續，但是我會歸類在創作上面，如果要拿來做筆記，其實不好用，因為不能插入圖片超連結，用專門的筆記軟體會好很多。這種工具就讓做他的專業—文字創作。

另外推薦的小工具是TextExpander，這是一個文字延伸程式，例如你的工作常常要輸入當天日期，可以簡碼舉例是&t，當你輸入&t時，自動會帶出當天日期，設定&a自動帶出地址，這樣只要打兩個字母，就可取代一長串的例行輸入，非常實用，雖然只是一個小工具，節省的時間也不多，但是長時間累積使用，就可以節省不少文字輸入的時間。

電子書為什麼會跟工作有關係呢??很多的觀念其實都是從書上學來了，雜誌經理人就有很多這方面的知識可以吸收，當然大家也可以買實體書，但是電子書可以在出差路上吸收觀看，床上空閒時間也可以拿出來翻閱。

實體書做不到嗎? 我把這類的書還是歸類在休閒方面，不是為了考試而讀書，這時候Ipad等平板就很有用，容易攜帶，也容易打開不用為了要看一本書而特意去找出實體本觀看。幾十本書放在上面也不是問題。

大家從小到大應該都買過不少書，但是放到現在的還有多少?應該是存放空間不夠而丟掉了吧，但是電子媒體是不會丟掉的，隨時可以下載觀看。