接續上一講,這次來說些點點點的東西
把整個期程看成一條線的話,就還得在上面畫些點
起點、終點外,還要設些中途用來確認現況的點
有些稱做查核點 →但名詞不重要
重要的是這些點是設來提醒你,緩下腳步看看
目前的進度是否正常? 有無偏離方向?
我們復習下
定出目標的時間點→回推整個計畫期程要執行的時間→在適當的時間定出查核點→定出死線(或停損點)
查核點是檢查進度的點,這是很好騙人的專業術語
死線是一定要完成計畫的點,這是常用於同人印刷的術語
停損點是再做下去也不會完成,趁現在收手傷害可壓到最小的點,這是投資常見術語
停損點不見得要放,但死線跟查核點一定要放,把一些重點會議定為查核點是比較常見的做法
我個人的壞毛病是幾乎不設停損點,拼死掙扎的用各種手段勉強達成,這不值得參考。
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題外提一點我目前遵行的危機處理心法,可用於執行或控制階段
危機處理用之最惡戲言
時間收斂-會出事就是會出事--是故只需思考應對之策
替代可能-沒有無可取代之物--是故只需思考相對代價
出問題 與其抱怨或究責, 不如先設法解決
我們在執行階段做的所有努力,都是為了盡可能在控制階段盡量不出問題的好好呈現
也由於一定會出現意外,所以要控制住問題,使收尾盡可能的完美,這也是我將最後一個階段稱做控制階段的原因。
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接者,我們以學校社團角度來看期程
一學年上下兩個學期可各為一個循環
歸納起來,大至上可分為
招生期--希望有新生加入的期程
社課期--讓社員習慣、了解社團的期程
成果期--證明成果、強化參與的期程
學期之初,幹部們開個大會來決定今年要做那些事情
把幾個重要的事件時間標記出來
例如 迎新、送舊、課程、評鑑、成果展...etc
並加進學校的事件,如 期中期末大考、證照考、節日、校慶...etc,
如此就能定出一個大方向的社團行事歷(校方偶爾也會要求社團於期初提供這類規劃)
學校社團能用的時間,其實比想像中要少得多
一學期看掉放大假不到半年,每週社課時間還要扣掉各個考期,及期初期末
是以社課時間相當寶貴,開會、幹訓甚至交流都得另外找時間進行才好
我們有句名言是 『(真)社課要在晚餐後』 吃飯才是真正的社課,大家共勉吃
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再來是一個比較實驗性的思考點
個人一直很想推廣,在學校社團 運行指標性活動的重要性
什麼樣叫指標性活動呢?
例如 成大同人展、央大歌謠祭...之類,
某校某社代表性且動員諸多社員來進行,持續舉辦的活動。
這樣的活動設計出來並規劃在排程內,
可在期初時做為吸引社員表現出與其他社團的差異的特色,
籌備過程中可讓大部分社員可參與增加凝聚力與社團認同,
且同時能進行幹部交接訓練或實驗,是個如果能順利運行能讓社團永續經營的一種方式。
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最後再來點心理建設
無論是學校社團或同人創作社團,常會面臨到的一個問題
一起進行計畫或活動時
要求學生年紀的人 每個都有責感是頗難的一件事
尤其社團這種東西,如果參加者抱著一種我又沒有什麼好處的心態來
(甚至還會有我繳了社費是大爺,憑什麼要我做事 的人)
那要對這樣的人要求,就勢必困難
此種狀況下除了規則賞罰明定,醜話說在先
或是定下停損點,把只剩自己能做事的最糟狀況備起
學校社團是求一個永續發展的組織
每個人頂多就是個參加3~4年的過客
到底是否要為了完成一個計畫而豁出去?
計畫最終要的又是什麼?
新社員? 評鑑分數? 表現舞台? 成果展? 團隊合作的機會? 工作同伴?
總歸說社團是個磨合自己跟團隊合作的團隊
我個人甚至建議,若加入了學校社團就認命點充分做事,充分合作,
然後從中挑出適合的人畢業以後帶走,成為自己之後的合作夥伴或工作班底
並且也鼓勵在不損及他人名譽及過度消耗團體資源的前題下充分嘗試充分失敗
面子不值錢 經驗比較值錢
無論成功或失敗的經驗(確實記錄後) 都可充份保留以惠後人的。
好啦 下課