受到著名部落客--電腦玩物的啟發,工作與生活上開始使用GTD(Getting Things Done)的作業方式,
這其中就會需要一些工具來做輔助,最後選用Omnifocus,覺得這個功能最為全面,也很容易操作,但只適用於蘋果系統,Windows就殘念了。
對於一個GTD的程式要求,覺得除了有任務,contexts(情境)雙分類之外,一個很重要的就是呈現方式,當開始使用,如何很快拉出你現在要看的東西,例如哪些到期了,現在我要做甚麼,已經做過甚麼,各種方式角度來看各項任務。如果只是一堆任務按照到期日排序,效用就差很多。
日前Omnifocus2發售了,立刻買下去,並且升為Pro版,Pro主要功能是自定義透視方式,也就是從不同角度來看這一大群任務。
每個人用GTD的方式都可能不同,依照自己的需求演變成不同的模式,這也是它有趣的地方,接下來是分享我這幾年使用Omnifocus的方式。
Projects(專案) 與Contexts(情境)
Omnifocus對於任務,有兩種歸類選項,分別是Projects(專案) 與Contexts(情境),我的分類方式,Projects就是依照各專案去分,一個實驗案,就是一個專案,專案下面會有很多的Action(動作),那Contexts則是做為狀態來使用,就把他當做生產線上的一個個工站,分為計畫階段,預備交給部屬,待部屬回覆,結案歸檔,電話連繫等等。
一個專案開始,contexts都是從計畫開始,然後計畫完成就交辦下屬,之後就等工作回覆,回覆完看是要繼續計畫或是結案歸檔。
真正實施起來就會是這樣:
每天早上先部門內開會,我會打開今天預備交辦的contexts,將工作交待下去,之後打開部屬回覆的contexts,查核今天到期的工作狀況。散會完之後,就換自己的工作,打開計畫階段,就是看哪些實驗案還沒想好下一步怎麼做,打開電話連繫的,就是要跟其他部門連絡,或是追資料的。一天下來接到新的工作,就先放到收件夾,之後決定是要立案計畫,或是丟棄保留。
Defered time(推遲時間)與Due time(到期時間)
之前我會把推遲時間當做到期時間來用,後來發現這樣並不好,Defered time適合當作開始時間來用,Due Time做為結束的時間,
這樣有一個好處,可以將還沒有做的工作隱藏起來, 這樣可以專心在現在可以做的工作上。
剛剛有說過不同角度來看這些任務,例如在contexts分類下來看,我會將defered Time還沒到的隱藏起來,讓我專心在現在可以做的事情上,在Projects分類下,會將所有的可以做的任務列出,因為要看每一個專案,已經安排哪些措施,在任務回顧時,則是將每個專案下,所有的不管是完成未完成的全部列出,這是我要將專案歸檔,所以就將做過了的歷史全部列出。
多種透視方式,這也是Omnifocus的強項。
匯出資料
Omnifocus2可以將資料匯出成csv檔,這樣單位內成員,可以按照到期日下去安排工作,也不會像以前,常常事情做到漏掉忘記,而且也可以減少開會的時間,都讓他們按照到期日來回報工作,我不用一一提醒,大家可以專注在要到期的事情上面,也可以按時回報進度。所有注意事項我會計劃時就寫在專案的筆記裡面,這樣作業要點也就在裡面了。
這裡有一個小技巧分享,因為Mac跟Windows還是不太合的,所以Omnifocus2匯出的CSV檔,用Excel直接打開,會是亂碼,但是除我之外,大家都是Windows電腦,小技巧就是先用Number打開,然後匯出Excel檔,這樣Excel打開就不會是亂碼了,小麻煩但是不影響作業。
Perspectives(透視)
這個要多花1100升級為Pro版才可以自定內容,算是Omnifocus的特色功能,簡單說是從不同角度來看這些任務,可以自定排序,任務是否完成狀態,甚至是指定只看某些專案之下,例如我每月要做進度報告,就會設定一個工作完成的透視,限制狀態為已完成,資料夾限制是工作類,依照專案排列,這樣他Omnifocus就會將今天,本月,上個月完成的順序都拉出來,這樣我可以很快整理本月完成了什麼,作業歷程以及結果是哪些。再加上匯出,基本上稍微整理就是一份很完整的工作報告了
其他功能
Omnifocus2跟其他GTD比起來,還有一個好處,就是他的筆記很好用,很多GTD軟體都可以寫筆記,但是他的筆記可以夾檔,這樣就可以將每一個工作結果相關文件夾在裡面,如果檔案太大,不適合夾在裡面,他也提供超連結功能,我有使用Devonthink資料庫,裡面的檔案都可以連結出來。
既然是蘋果系統專用,當然有出Iphone跟Ipad版本,而且可以透過雲端同步,
剛剛提的夾檔功能就很有用了,出外時,我可直接照相下來,設定待辦事項,便順便夾相片在裡面。
不只是待辦事項,而且可以同時獲得執行這些工作的相關資訊。
增加效率,就是減少工作。
以前單位還是一個小組,只有3個人,用筆記本就可以很容易做,但是隨著單位逐漸成長,漸漸覺得事情越來越多,效率卻越來越差,後來改用GTD的工作方式,現在手上20個專案在跑,也不會覺得混亂,仍然很容易管理,精神也更容易專注,不會為了記事情造成精神很大壓力。
覺得很有用,一點心得跟大家分享。
也順便推薦電腦玩物的部落格,有很多的想法都是從那邊學來的。